Ceci est un article de nos partenaires, fournisseurs de logiciel d’enregistrement en ligne, CheKin.
Processus d’enregistrement (check-in): une douleur pour les hôtes
Si vous gérez une location de vacances, des hôtels et des appart’hôtels, vous aurez remarqué que le processus d’enregistrement est l’une des activités les plus chronophages que vous devrez gérer. Et cela peut être beaucoup plus compliqué et épuisant si votre logement est situé dans un pays où les autorités vous demandent de faire beaucoup de choses afin de signaler les données de vos clients.
Chaque fois que vous avez une nouvelle réservation, vous procédez comme suit:
- Rencontrez les invités et donnez-leur les clés;
- Demandez-leur de vous donner leurs identifiants pour vérifier leur identité;
- Prenez les données des invités sur ces pièces d’identité, notez-les sur un formulaire d’inscription papier, faites-les signer et, si nécessaire dans votre pays, soumettez manuellement le rapport sur le site Web de la police;
- Dans certains cas, par ex. Italie / Allemagne, communiquez également les données des clients à l’Institut national des statistiques;
- Demandez-leur de signer un contrat de location;
- Demandez-leur un dépôt de garantie;
- Demandez-leur de payer la taxe de séjour;
- En cas de frais supplémentaires, les rencontrer à nouveau, fournir une nouvelle facture et leur demander de payer;
- Stockez toute la documentation pendant plusieurs années (en fonction de la réglementation du pays) de manière sécurisée.
Soyez honnête avec vous-même, avez-vous déjà calculé combien de temps vous perdez sur ces activités? Nous avons fait ce calcul pour vous, c’est au moins 1 heure par réservation! Votre temps a un coût et vous devriez consacrer ces minutes à d’autres activités qui peuvent améliorer votre service et avoir un impact direct positif sur votre revenu net.
La solution: CheKin
Si vous recherchez une solution tout-en-un qui automatise le processus d’enregistrement, envisagez le logiciel CheKin, qui est capable d’obtenir les coordonnées de vos invités à partir de votre PMS (comme Guesty) et, une fois la réservation confirmée, envoyez automatiquement leur un lien pour s’inscrire en procédant comme suit:
- Ajoutez les détails de leurs identifiants;
- Signez le contrat de location court que vous pouvez personnaliser;
- Payez la taxe de séjour et la caution en ligne;
- Vérifiez leur identité en prenant un selfie et comparez-le avec la photo d’identité à l’aide du système de vérification d’identité biométrique;
- Dans le cas où vous avez une serrure automatique, ils obtiendront la clé virtuelle pour accéder à la propriété, effectuant un auto-enregistrement parfait.
Toutes les données recueillies seront envoyées automatiquement aux autorités et seront utilisées pour générer la documentation requise dans votre pays, qui sera stockée de manière sécurisée sur le cloud CheKin.
En cas de paiement supplémentaire pendant le séjour des clients, vous pouvez générer un lien et leur envoyer pour facturer en ligne le nouveau montant.
Un avenir plus efficace
Alors que nous nous dirigeons vers 2021, il est temps pour vous de passer d’une méthode inefficace de gestion de vos enregistrements à une méthode 100% automatisée et sans contact.
